Syitä palvelujen järjestämiseen seuran omana toimintana on useita. Seuran taloushallinnon uudistamisen yhteydessä vuonna 2012 havaittiin kassakoneen ja käteiskassan hoidon ulkoistamiseen liittyviä riskejä. Niiden poistaminen edellytti joko uusien kontrolliprosessien ottamista käyttöön kassalla tai/ja oman henkilöstön palkkaamista kassanhoitajaksi. Ratkaisuna asiaan johtokunta päätti ottaa kassatoiminnot ja kahvilapalvelut omaan hoitoon. Tämä vähentää kirjanpidollisten ongelmien riskiä, sekä seuran on helpompi valvoa kassavirtaa ja tiliöintiä.
Verottaja järjesti yllätyksen 19.3.2013 määräämällä seuran alv-velvolliseksi saunatoiminnan osalta vuoden alusta alkaen taannehtien. Tämä aiheutti merkittävän muutostyön seuran vasta uudistettuun taloushallintoon ja kirjanpitoon. Mainittakoon, että ALV-velvollisuus ei koske jäsenmaksuja.
Saunatalon saneeraus- ja korjauskustannuksista voidaan nyt vähentää ALV. Tähän asti korjauskulut on maksettu arvonlisäveroineen seuran tuloista, jotka oli saatu jäsen- ja saunomismaksuista. Nyt sekä kahvila- että saunatoiminta ovat molemmat ALV-velvollisia. Kahvilanpidon ottaminen seuran omaan hoitoon on seuralle etu, koska seura voi lisäksi vähentää kaikista kahvilan ruoka-, kiinteistö- ja laitekuluista ALV:n.
Seura on yleishyödyllinen ja voittoa tavoittelematon yhdistys, joten sen ei tarvitse tuottaa voittoa kahvilatoiminnasta.
Kahvilasopimuksen irtisanomisen perusteet ja sen hyödyt
Noin yhdeksän vuotta kestänyt saunatalon kahvilayrittäjäsopimus Tmi Lambergin kanssa purettiin saunaseuran toimintaympäristössä tapahtuneiden muutosten vuoksi 15.5.2013 sopimusehtojen mukaisesti ja se lakkasi 15.9.2013. Molemmat sopijaosapuolet allekirjoittivat irtisanomissopimuksen. Saunaseura tiedotti asiasta välittömästi seuran ilmoitustaululla.
Vanha sopimus oli seuralle epäedullinen koska siitä ei koitunut seuralle tuottoa. Kahvilayrittäjän maksama vuokra seuralle oli samansuuruinen kuin seuran hänelle maksama korvaus seuran jäsenten kirjaamisesta saunomaan. Kun kahvilatoiminta oli ulkoistettu, seura ei voinut myöskään tehdä ALV-vähennyksiä kahvilatoiminnan kiinteistö-, laite- ja kunnossapitokuluista.
Marjut Puhakka kahvilan esimieheksi
Kahvilan esimieheksi valittiin hakijoiden joukosta Marjut Puhakka, joka on toiminut vuosia ravintola- ja kahvilayrittäjänä ja jonka vahvuuksia ovat asiakaspalvelu ja kassajärjestelmien hallinta. Marjut tuntee myös entuudestaan saunatalon kahvilan ja seuran jäsenet.
Kahvilan toimintojen siirtäminen seuran oman henkilöstön hoitoon lähentää seuran hallintoa, henkilöstöä ja jäseniä. Seura voi suoraan ottaa jäsenistöltä palautetta ja toivomuksia kahvilan palveluiden ja myyntivalikoimien kehittämiseksi sekä samalla taata hyvät kahvilapalvelut sekä laadullisesti että hinnallisesti.
Lisätietoja: TJ PI Korhonen, TJ@sauna.vanhat.fi, p. 010 439 5600