Sauna Unescoon -hanke. Saunominen valittiin kesäkuun alussa Suomen valtion ensimmäiseksi ehdotukseksi Unescon aineettoman kulttuuriperinnön kansainväliselle listalle ja Sauna Unescoon -hanke jatkuu Unesco-hakemuksen valmistelun osalta syksyn 2018. Hankkeen projektikoordinaattori Annamaria Peltokangas esitteli hankkeen nykytilannetta. Todettiin, että hankkeen tässä vaiheessa on erittäin tärkeää aktivoida suomalaista saunayhteisöä hakemussisällön tuottamiseksi. Käytiin läpi Unescon vaatimuksia hakemukselle ja hakemus liitteille ja todettiin, että hakemuksen liitteissä on pääpaino saunomisen nykyisyyden ja monimuotoisuuden kuvaamisessa ja esittelyssä.
Muutosesitys seuran sääntöihin. Yhdistyksen syyskokoukselle 2018 on suunniteltu esitettäväksi sääntömuutos seuran sääntöihin niiltä osin, että seuran jäsen olisi mahdollista erottaa, mikäli hänen jäsenmaksunsa on 6 kuukautta jäsenmaksun päiväyksen jälkeen suorittamatta. Tällä hetkellä jäsen on mahdollista erottaa, mikäli hänen jäsenmaksunsa on suorittamatta jäsenmaksun päiväystä seuraavan vuoden ensimmäisenä päivänä. Käytiin läpi syyskokoukselle esitettävän sääntömuutoksen esitysmuoto ja päätettiin edetä sen pohjalta.
Kahvilan työvuorosuunnittelu. Keskusteltiin Saunaseuran kahvion työvuorosuunnittelusta sekä tavoista kehittää sitä ja vähentää työvuorosuunnitteluun kuluvaa aikaa. Päätettiin ottaa kahvilan osalta käyttöön MaraPlan-niminen ohjelmisto, joka keskustelee MaRa-alan TES:n kanssa ja mahdollistaa kahvilassa tehtyjen työvuorojen kokonaismäärän seurannan entistä tehokkaammin.
Verotus. Saunaseura sai alkukesästä Verohallinnolta lisäselvityspyynnön koskien verokauden 1-12/2017 jäsenmaksujen ilmoitettua arvonlisäverottomuutta. Seura vastasi selvityspyyntöön, mutta verottaja määräsi seuralle maksettavaksi noin 42 000 euroa vuonna 2017 tilittämättä jäänyttä arvonlisäveroa. Johtokunnan aiemmassa kokouksessa päätettiin valittaa Verohallinnon päätöksestä. Nyt käytiin läpi valittamista koskevat, jätetyt tarjoukset ja päätettiin hyväksyä PwC:n jättämä tarjous.
Henkilöstöasiat. Saunaseuran kahvilassa on aloittanut syksyn 2018 aikana kaksi uutta työntekijää; Anni Tornberg ja Anna Pajari.
Saunaseuran tietojärjestelmät. Keskusteltiin seuran tietojärjestelmien nykytilanteesta ja todettiin, että tietojärjestelmät ovat käyttöikänsä päässä. Päätettiin lisätä tietojärjestelmien uudistaminen vuoden 2019 toimintasuunnitelmaan.
Seuran myöntämät avustukset. Todettiin, että avustusten hakuaika on syyskuun 2018 loppuun.
Eteisen suunnittelun kilpailutus. Seuran kunnossapitotoimikunta on suunnitellut, että Saunatalon eteistilan uudistamisen suunnittelu toteutettaisiin vuonna 2019. Keskusteltiin siitä, voiko seura pyytää tarjouspyynnön eteistilan suunnittelusta toimikuntien jäsenten edustamilta organisaatiolta. Todettiin, että seuran talousohjesäännön mukaisesti seura voi halutessaan hyödyntää toimikuntien jäsenten asiantuntijuutta. Tällöin asianomainen ei voi osallistua asian valmisteluun tai siitä päättämiseen. Päätettiin, että kilpailutetaan eteisen suunnittelu myöhemmässä vaiheessa.
Syyskokous. Järjestetään syyskokous torstaina 1.11.2018 Hanasaaressa. Syyskokouksen aikataulusta tiedotetaan myöhemmin.